Cum se redactează un raport? Cele mai importante reguli

Ce este un raport?

Acesta poate avea o formă orală sau scrisă și este adresat, de obicei, superiorilor, clienților, instituțiilor, investitorilor sau organismelor de control.

Scopul principal al raportului este transmiterea unor informații concrete despre o anumită problemă, un proces sau un eveniment. Raportul poate fi utilizat, printre altele, pentru:

• rezumarea activităților,
• prezentarea rezultatelor cercetărilor,
• analizarea datelor,
• evaluarea situației,
• identificarea neregulilor,
• prezentarea recomandărilor,
• monitorizarea progresului activităților,
• documentarea desfășurării unui proiect.

În practică, raportul are în primul rând o funcție informativă și decizională: permite destinatarului să formuleze concluzii și să ia anumite măsuri.

Ce caracteristici are un raport bun?

Indiferent de tipul raportului, documentul ar trebui să îndeplinească mai multe cerințe de bază.

• Precizie – raportul trebuie să conțină numai informații concrete referitoare la subiectul analizat. Este recomandat să fie evitate formulările neclare și generalitățile.
• Obiectivitate – conținutul trebuie să fie concis, logic și organizat, iar fiecare informație trebuie să fie justificată și să decurgă din date.
• Imparțialitate – raportul nu se poate baza pe opiniile personale ale autorului. Concluziile trebuie să rezulte din fapte, analize sau rezultate ale cercetărilor.
• Coerență – documentul trebuie să păstreze o structură, un stil și un mod de prezentare unitare.
• Claritate – un raport bine pregătit permite găsirea rapidă a celor mai importante informații, prin utilizarea cuprinsului, titlurilor și capitolelor.
• Corectitudine lingvistică și de specialitate – raportul trebuie să nu conțină greșeli de limbă, de stil sau de natură factuală. Datele eronate ori concluziile imprecise pot duce la luarea unor decizii greșite.

Cum se redactează un raport?

Pregătirea unui raport presupune organizarea informațiilor, o structură adecvată și prezentarea datelor într-un mod clar și obiectiv.

1. Stabilirea subiectului și a scopului raportului – mai întâi trebuie stabilit ce subiect abordează raportul, ce problemă analizează, de ce este întocmit și cine îl va citi. De acești factori depind atât volumul informațiilor, cât și limbajul documentului.
2. Colectarea și organizarea datelor – raportul trebuie să se bazeze pe surse credibile și date concrete. Acestea pot include rezultate ale cercetărilor, statistici, date financiare sau observații. În această etapă trebuie selectate informațiile esențiale și eliminate datele inutile sau fără legătură cu subiectul raportului.
3. Pregătirea structurii raportului – înainte de începerea redactării, este util să fie creat un plan al documentului și să fie împărțit în secțiuni tematice. Astfel, raportul va fi logic și ușor de urmărit.
4. Redactarea conținutului raportului – conținutul documentului trebuie să prezinte faptele, să explice relațiile dintre acestea, să prezinte datele și să conducă la concluzii concrete. În rapoarte sunt utilizate frecvent tabele, grafice și diagrame.
5. Completarea formatării – raportul trebuie să aibă un aspect vizual clar, care să faciliteze parcurgerea conținutului. Este recomandată utilizarea titlurilor și capitolelor, a listelor cu marcatori sau numerotate și a evidențierilor pentru informațiile esențiale. De regulă, se folosesc fonturi sans-serif sau serif, cu dimensiunea de 11–12 pt și spațiere între rânduri de 1,15–1,5.
6. Elaborarea concluziilor și recomandărilor – partea finală a raportului trebuie să conțină un rezumat al celor mai importante constatări. Dacă natura documentului o impune, pot fi adăugate recomandări de acțiune, propuneri de modificări sau o evaluare a riscurilor.
7. Verificarea raportului – înainte de transmiterea documentului, acesta trebuie verificat în ceea ce privește corectitudinea datelor, concordanța concluziilor cu analiza, coerența redactării, caracterul complet al surselor și corectitudinea lingvistică și tehnică.

Care ar trebui să fie structura unui raport?

Multe depind de tipul raportului, însă cea mai universală structură este următoarea:

1. Coperta – conține informațiile de bază care identifică raportul, precum titlul, autorul, destinatarul, dacă este necesar, data și locul întocmirii documentului.
2. Rezumatul – prezentarea succintă a celor mai importante informații, rezultate și concluzii.
3. Cuprinsul – lista organizată a capitolelor și subcapitolelor, împreună cu numerele paginilor.
4. Introducerea – introducerea în subiectul raportului, prezentarea contextului, a domeniului analizei și a principalelor ipoteze metodologice.
5. Conținutul – partea principală a raportului, care include descrierea problemei, analiza datelor, desfășurarea cercetărilor sau a evenimentelor, precum și consecințele și interpretarea acestora.
6. Concluziile – rezumatul care decurge direct din analiza efectuată.
7. Recomandările – acțiunile, soluțiile sau pașii următori propuși.
8. Bibliografia – lista tuturor surselor utilizate la elaborarea raportului.
9. Anexele – materiale suplimentare care completează raportul, de exemplu rezultate detaliate ale cercetărilor, documentație tehnică sau alte surse prea voluminoase pentru a fi incluse în partea principală a documentului.

Tipuri de rapoarte

Putem distinge mai multe tipuri de rapoarte, iar clasificarea depinde de scopul, caracteristicile sau variabilele acestora. Prin urmare, rapoartele pot fi împărțite în funcție de:

Dimensiunea raportului:

• scurt (executiv) – până la 10 pagini, cu informații concise și clare;
• lung (extins) – peste 10 pagini, cu o analiză aprofundată a problemei și un volum mai mare de date.

Conținutul raportului:

• informativ – prezintă fapte și date;
• analitic – conține interpretarea datelor și concluzii;
• științific – se bazează pe cercetare și metodologie științifică;
• tehnic – abordează subiecte tehnice sau tehnologice;
• financiar – cuprinde date financiare și economice;
• periodic – este întocmit în mod regulat, de exemplu săptămânal sau trimestrial.

Scopul raportului: raportul poate fi, de exemplu, de control, de marketing, de vânzări, de incident, de cercetare sau de audit.

Exemplu de raport

Mai jos este prezentat un exemplu de raport într-o formă simplificată.